赛思威尔认证04 · 留痕
比价记录要留哪些东西？
比价做得好不好，平时看不出来，一被审计或内控追问就全暴露。审计实践里被反复点到的问题，往往不是“买贵了”，而是“说不清为什么是这家”。
一、法规层面的硬要求（写给需要引用依据的人）
| 要求 | 出处与要点 |
|---|---|
| 询价小组成员构成 | 《政府采购法》第四十条：询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二 |
| 供应商数量 | 《政府采购非招标采购方式管理办法》第十二条：应通过公告、从供应商库随机抽取或采购人与评审专家分别书面推荐的方式，邀请不少于三家符合资格条件的供应商参与 |
| 一次报价、不得更改 | 《政府采购法》第四十条：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格 |
| 定标原则 | 符合采购需求、质量和服务相等且报价最低（不是“唯低价”）；比价时必须能说明“质量和服务相等”是怎么判断的 |
| 档案保存期限 | 地方内控规范（如省级政府采购预算单位内部控制规范）明确：采购文件自采购结束之日起至少保存 15 年，不得伪造、变造、隐匿或销毁 |
| 资格性审查留痕 | 审查记录及相关证据应与采购文件一并保存（含是否同一负责人、是否存在直接控股管理关系等） |
企业内部采购不受上述政府采购规章直接约束，但绝大多数内控制度参照同一套逻辑设计。具体以本单位内控制度与主管财政部门要求为准。
二、留痕“四件套”
| 件 | 内容 | 常见缺失 |
|---|---|---|
| ① 询价依据 | 需求单/请购单、规格书或图纸（带版次）、技术协议、验收标准 | 只有一句“采购 XX”，看不出要求是什么 |
| ② 同口径报价底稿 | 不少于三家、按同一张询价要素表填写并留档的报价单原件（含盖章版/邮件/系统截图） | 三家报的是三个不同的东西 |
| ③ 含换算过程的比价表 | 换算公式、税率、单位折算、一次性费用摊销、落地单价；过程也要留，不只是最后一行 | 只留了“最终结论”一张表 |
| ④ 定标理由与差异说明 | 为什么选这家、不可比项如何处理、偏离最低价的原因、审批签字 | 结论无理由，无法复核 |
一条经验
审计与内审实践文章反复强调一件事：“一个单纯的采购流程性审计，往往得不到重视”。也就是说，光有签字流程不够——比价这件事必须留下“看起来真的比较过”的痕迹：同口径、有换算、有理由。
三、审计最常指出的 5 个问题
- 先定后比。先谈了供应商，再补三份报价单；形式合规但过程无法自证。原始文件的时间戳会暴露顺序。
- 比价对象资质不齐。三家报价里有一家不在合格供应商名单、或经营范围不匹配。
- 只留结论不留过程。比价表上只有最终单价，没有换算过程，无法复核。
- 口径混乱。一份含税一份不含税、一份按公斤一份按件，直接比数字得出结论。
- 口头询价无记录。电话/微信询价没有整理成书面记录，对方事后否认也无从反驳。
四、电子证据怎么留
- 邮件：保留原始邮件（含完整收发信头与时间），不要只留导出的 PDF。
- 系统截图：带时间戳与系统标识，必要时用 OA/ERP 内的审批记录替代截图。
- 微信/企微：把关键报价整理成一封确认邮件发回对方，让对方回复“确认”。这一步同时解决了“口头报价”和“可比口径”两个问题。
- 文件命名：建议统一为
项目-物料-供应商-报价日期-版本，避免“报价单最终版2(1).xlsx”。
五、10 项自查清单
| # | 检查项 |
|---|---|
| 1 | 是否有书面需求/请购依据，且规格可核（含图号版次或物料编码） |
| 2 | 参与比价的家数是否满足内控要求（通常不少于三家） |
| 3 | 参与者是否都在合格供应商范围内，资质是否有效（含证书有效期） |
| 4 | 是否使用同一张询价要素表，税/单位/数量阶梯/交期/账期是否同口径 |
| 5 | 比价表是否含换算公式与过程，是否含一次性费用摊销 |
| 6 | 是否存在未说明的不可比项（规格、包装、认证、检测报告差异） |
| 7 | 定标理由是否书面化：为什么不是最低价，或为什么是最低价也要说明质量服务相等 |
| 8 | 电话/微信沟通是否整理了书面确认记录 |
| 9 | 审批链是否完整、签字是否齐全，时间顺序是否合理（不能先定后比） |
| 10 | 归档是否完整、命名是否可检索，是否满足保存期限要求 |
常见问题
只有一家能供货，怎么写？
不要伪造三家报价。走单一来源理由说明：技术唯一性、兼容性、原厂配件、紧急抢修等，并附上市场价格参照（历史采购价、第三方报价或公开价格），由审批人签字确认。真实的单一来源比假的比价表安全得多。
比价表要不要写清税的不含税口径？
要。建议比价表同时列“含税单价”和“不含税单价”，并注明发票类型。财务复核时最先看的就是这一列。
几份报价单格式差异特别大，留痕时怎么处理？
保留原始报价单，另附一张归一化后的对照表，把换算过程写清楚。可以先用免费比价体检生成同口径对照作为初稿，再由采购人员核对与签署。
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