不合格品怎么处理？返工、让步接收、报废，这 4 笔记录缺一笔就是不符合项

一批货做出来，孔位偏了两毫米。报废心疼，返工要两天，客户那头催着发货。老板这时候最想问一句：能不能先发出去，回头再说。

不能随手发。ISO 9001 里有一节专门管这件事，编号 8.7，标题叫「不合格输出的控制」。审核员进厂必翻，而且翻的不是你有没有制度文件，是那几笔记录留没留全。[1]

不合格品和不符合项，不是一回事

不合格品说的是东西。做出来的产品不符合要求，它就是不合格品。

不符合项说的是体系。审核员发现做法不符合标准要求，就开一条不符合项。

这 2 件事会串在一起。不合格品没处置好，报告上就多一条不符合项。老板拿到审核报告，看见「不符合项」三个字，常以为产品出了大毛病，其实往往只是记录缺了一栏。

4 种走法，各自要谁点头

8.7.1 给了 4 条途径：纠正，隔离或退货或暂停提供，告知顾客，获得让步接收的授权。[1]

换成车间里的话：

走法	车间里怎么叫	谁点头	之后还要做什么
纠正	返工、返修	生产主管	修完再检一遍，合格才放行
隔离	拉红单、进不合格区	质检	挂标识，别让下道工序拿走
告知顾客	打电话、发邮件	销售	留一份书面确认
让步接收	特采、降级使用	客户	拿书面授权，写清批次与数量

这 4 行里最容易漏的是最后一行。让步接收不是你厂长签字就算数，得有客户那边的授权，而且授权要落到纸面。8.7.2 把这一项单独列成一条记录，叫「描述获得的让步」。[1]

返工之后必须再检，这一步最常省

原文写得很直白：对不合格输出进行纠正之后，应验证其是否符合要求。[1]

车间里常见做法是返工完直接混进合格品。审核员问一句「返工那批怎么确认合格」，答不上来，这条就成立。省一道复检，换一张不符合项，不划算。

复检不用另做一套流程。原来那道工序检验记录上多一栏，写清返工日期与复检结果，就够。

报废也要留证据

报废看着最干净，其实也要留东西。8.7.2 要的第 1 条记录是「描述不合格」，第 2 条是「描述所采取的措施」。[1]

一个批次报废多少件，什么原因，谁批的，这 3 样写在一张单子上。有称重条件的，把重量记上。需要破坏性处理的，拍 2 张照片。这些单据平时没人看，等客户来审厂或者出了质量纠纷，就是唯一凭据。

交出去以后发现的问题，一样归这一节管

不少老板以为 8.7 只管车间里。原文明确写了，这一节也适用于产品交付之后，以及服务提供期间或之后发现的不合格。[1]

所以客户退货，客户投诉，还有装到整机上才发现的功能缺陷，都落在这一节。这时候处置手段变成退货、换货、召回，记录也要跟着走。

数额大了会牵动证书。获证组织的产品在国家监督抽查中被查出不合格，市场监管部门发出通报起 30 日内，认证机构要来做一次提前较短时间通知的审核。[2] 这一趟审整改，不是走过场。

再往上还有 2 条硬杠。发生重大质量事故、反映体系运行存在重大缺陷的，认证机构调查核实后 5 日内暂停证书，暂停最长 6 个月。[3] 因违规造成重大质量安全事故的，直接撤销。[3]

申请阶段也卡这一栏。一年内申请范围内的产品出现国家监督抽查不合格且没整改，不满足申请条件。[2]

审核员进门会翻哪几处

• 不合格品区有没有围起来，红单挂没挂
• 最近几个月的不合格品处置单，签字人是谁
• 让步接收那几批货，客户签字的那张授权书，档案里能不能当场翻出来
• 返工完复检了没有
• 报废单上的件数，跟产量对不对得上

第 3 处和第 4 处失分最多。前者是把「厂长同意」当成「客户同意」，后者是返工完没有复检记录。

记录留多久

体系侧跟着认证周期走。实际做法按证书有效期存，三年一轮，中间 2 次监督审核都会翻到上一次记录。客户合同另有约定，按合同里长的那份来。

常见问题

不合格品一定要报废吗？

不一定。返工和让步接收，还有降级使用，都算合法处置，前提是记录写清，授权到位。返工的要复检，让步接收的要客户书面同意。

客户口头同意特采，算数吗？

不算。8.7.2 要求描述获得的让步，口头同意没法描述。[1]让客户发一封邮件，或者签一张让步接收单，附在批次记录后面。

小厂没有独立的不合格品区怎么办？

划一块地，拉一条黄线，挂一块牌子就算。关键有 2 条：不合格品不会跟合格品混在一起，也不会被下道工序顺手拿走。

审核员会不会追到几年前的单子？

监督审核一般看最近一个周期内记录，重点是上次审核之后那部分。初次审核覆盖体系运行以来全部记录，所以头三个月别攒着一堆问题不处理。

不合格品记录该谁签字？

处置授权人。8.7.2 第 4 条记录叫「识别处置不合格的授权」，写的就是这个人有权处置。[1]签字人得是制度里写明那位，不能谁顺手谁签。

参考来源

• GB/T 19001-2016 第 8.7 条 不合格输出的控制，8.7.1 四种处置途径（纠正，隔离限制退货或暂停提供，告知顾客，获得让步接收的授权），纠正之后应验证其符合要求，适用交付之后发现的不合格；8.7.2 四类成文信息（描述不合格，描述所采取的措施，描述获得的让步，识别处置不合格的授权）｜ https://openstd.samr.gov.cn/bzgk/gb/newGbInfo?hcno=8211B23BE58F6076946628F7E83CB1BC ｜ https://rd.nimte.ac.cn/uploadfiles/site4/201905/20190522100802-8587750715.pdf ｜ 2016-12-30
• 质量管理体系认证规则 CNCA-QMS-01:2025 第 5.1.2 条申请条件含一年内申请范围内产品国家监督抽查不合格且未整改；5.9.3 国抽不合格自市场监管部门通报起 30 日内实施提前较短时间通知的审核 ｜ https://www.cnca.gov.cn/zwxx/gg/2025/art/2025/art_b10adde5119f42fab7cad959b757ccc7.html ｜ 2025-08-31
• 同上规则 7.2.1 暂停情形含发生重大质量事故反映体系运行存在重大缺陷，调查核实后 5 日内暂停，7.2.2 暂停最长 6 个月，7.3 因违规造成重大质量安全事故撤销证书 ｜ https://www.cnca.gov.cn/zwxx/gg/2025/art/2025/art_b10adde5119f42fab7cad959b757ccc7.html ｜ 2025-08-31